Politique de confidentialité et documentation de conformité RGPD

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, MIIDEX LIGHTING informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).

 

ARCHITECTURE INFORMATIQUE SECURISEE

Nos données et les données de nos clients sont hébergées de manière sécurisée dans nos locaux ou les datacenters externalisés situés en Union Européenne. Nos installations sont surveillées en permanence et nos process évalués annuellement.


DONNEES DES CLIENTS POTENTIELS, DEMANDES DE RENSEIGNEMENT OU DE PROPOSITIONS COMMERCIALES ET DEMANDE DE RAPPEL

Responsable de traitement

MIIDEX LIGHTING

Finalités

Gestion de la relation avec les clients potentiels et la gestion de relation précontractuelle

Données traitées

Identités, coordonnées de contact ou livraison, fonction professionnelle, email, téléphone.

Nous signalons que nos clients potentiels sont susceptibles de recevoir nos emailings qui contiennent un lien simple pour se désabonner.

Destinataires et provenances éventuelles

Seuls la Direction,  les commerciaux et le personnel en charge qualifier les prospects sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires-marketing.

Durées de conservation

La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le client potentiel. En cas de client professionel, une prospection commerciale est effectuées et nous conservons les données jusqu’à 3 ans après inactivité de la relation.

Base légale

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients potentiels peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou nos intérêts légitimes en tant qu’intermédiaire.

 

Données des clients ET DES INTERLOCUTEURS ASSOCIES A UNE COMMANDE

Responsable de traitement

MIIDEX LIGHTING

Finalités

Gestion de la relation-client, la livraison, la comptabilité et la facturation

Données traitées

Identités, coordonnées de contact, fonction, e-mail, téléphone, données de facturation

Destinataires et provenances éventuelles

Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.


Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.

Durées de conservation

5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission.

Base légale

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’industriel.



DONNEES DES USAGES DES OBJECTS CONNECTEES COMMERCIALISE

Responsable de traitement

Le fabricant de l’objet connecté. MIIDEX LIGHTING n’a pas accès aux données

Finalités

  • Fonctionnement de l’appareil
  • Gestion de l’appareil par un ou plusieurs services de commande vocale

Données traitées

Adresse mail

Destinataires et provenances éventuelles

Se rapprocher du fabricant.

Durées de conservation

Se rapprocher du fabricant.

Base légale

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur l’intérêt légitime du fabricant.



Données des fournisseurs généraux référencés ou potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par MIIDEX LIGHTING qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats et des projets liés à un fournisseur, ainsi que le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou à défaut l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.




Newsletters, invitations et émargements à des événements

Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, indépendants, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettres d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par MIIDEX LIGHTING qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@miidex.com que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou de missions ainsi que la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les destinataires des messages. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.


DONNÉES DES CANDIDATURES A UN EMPLOI

Responsable de traitement

MIIDEX LIGHTING

Finalités

  •            Evaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste éventuel ;
  •            Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;
  •            Organiser des entretiens.
  •            Gérer la relation précontractuelle

Données traitées

CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi

Destinataires et provenances éventuelles

Seul la Direction, le service RH et les managers concernés peut accéder aux données enregistrées.

Nous signalons que nous sommes susceptibles de transfert des données à des structures-partenaires, notamment des institutions et des cabinets de recrutement ainsi que des filiales.

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires, notamment de réseaux sociaux professionnels.

Durées de conservation

La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat.

Base légale

La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement du candidat ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur ou à défaut l’intérêt légitime du candidat.


 

Vos droits

Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (candidats, prospects, clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinet comptable externalisé, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leurs traitements pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@miidex.com, ou courrier postal adressé à Service RGPD, MIIDEX LIGHTING, 1-2 rue Isaac Newton 31830 PLAISANCE DU TOUCH. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr